BLOG
6 tips til at få det fulde udbytte af Power BI i din forretning
De fleste har efterhånden hørt om Power BI og om hvor nemt, det er at bruge funktionaliteterne i platformen, der dækker alt fra rapportering til flotte visualiseringer af data.
Kigger du på Gartner’s Magic Quadrant for Business Intelligence Platforms, ligger Microsoft også komfortabelt foran i segmentet. Men når jeg, i min egenskab af konsulent på selvsamme platform, taler med mine kunder, så er det ofte et mere broget billede, der gør sig gældende.
Forleden talte jeg f.eks. med en af vores kunder i detailbranchen, som fortalte mig, at han havde problemer med at integrere budgettallene i Power BI’s rapporter. De aktuelle tal, som han får fra Microsoft Dynamics Business Central (ERP), ligger på kategorien produkter, men kunden budgetterer udelukkende på produktgrupper. Konsekvensen er, at han eksporterer de aktuelle tal fra Power BI til Excel for så at sammenligne til budgettal med V-lookup formler.
En anden kunde i transportsektoren har fortalt mig om problemer med at få data direkte fra Microsoft Dynamics NAV (ERP) til Power BI. Dette resulterer i, at han har oprettet data views, som eksporterer data til filer, hvorefter han tilgår disse filer fra Power BI.
Begge eksempler fortæller, at selvom Microsoft gør hvad de kan for at gøre Power BI brugervenligt, så er det stadig et komplekst BI system, der kræver en hel del ekspertviden, hvis det skal fungere optimalt og ikke blive besværligt at arbejde med. Det er selvsagt nærmest umuligt at holde sig ajour, hvis du samtidig har en forretning at passe. Som BI-konsulent får jeg og mine kolleger opdateringer fra Microsoft hver eneste måned, som vi kan bruge til at effektivisere eksempler som ovenstående.
Med dette indlæg, vil jeg give dig et par tips til at opnå det fulde udbytte af Power BI. Med den rigtige fremgangsmåde, er det et super stærkt værktøj, der både kan spare tid og skabe ny indsigt i din forretning.
Tip 1: Hav fokus på datamodellen
At lægge data rigtigt til rette for rapporteringen er essentielt. Ikke bare i forhold til at skabe rapporter der stemmer, men også i forhold til rapportering på tværs af flere forskellige datakilder.
En af de nyere muligheder i Power BI er ”Composite datamodels” som netop kan løse problemet i det første eksempel med data, der ligger med forskellig detaljeringsgrad.
Man kan f.eks. oprette en forbindelse direkte til Business Central og samtidig importere budgettal fra en Excel fil. Disse data kan så kobles sammen inde i Power BI, således at de aktuelle tal kan følges løbende, holdt op imod budgettet.
I RelateIT har vi prædesignede datamodeller, hvor vi har udvalgt relevante data fra Navision og Business Central og forberedt en række KPI’ere. Det gør det nemt for vores kunder at oprette de rapporter, de har behov for.
Tip 2: Drop eksporten til Excel
Jeg var på Power BI konference i sidste uge i København, den første fysiske i godt halvandet år, så det var dejligt at mødes med en masse ligesindede nørder igen. En af oplægsholderne var den, i Power BI kredse, legendariske Chris Web. Hans åbningsspørgsmål til os alle var: ”Hvad er den mest efterspurgte feature, på tværs af alle BI og rapporteringsprodukter overhovedet?”. Svaret var – ikke overraskende ”Eksport til Excel?”.
En helt grundlæggende måde at arbejde på - ikke bare blandt BI folk, men i alle dele af organisationer, er at anvende Excel til alle former for rapporter og talbearbejdning. Når vi støder på en begrænsning i en bestemt rapport eller værktøj, jamen så eksporterer vi da bare data til Excel og klarer arbejdet i verdens mest brugte og bedst kendte værktøj (i hvert fald i forretningssammenhæng).
Chris gennemgik Power BI’s integration til Excel og blæste os nærmest bagover. Nogle af funktionerne har været der i flere år, mens andre var helt nye. Konklusionen er, at det ikke mere er nødvendigt at eksportere til Excel. Du arbejder simpelthen direkte i Excel med dit Power BI datasæt. F.eks. kan nævnes:
- Tilgå dine Power BI datasæt direkte fra Excel og udarbejd rapporter nøjagtigt som med en Pivot tabel.
- Opret nye grupperinger af dine data, f.eks. produktgrupper eller kundesegmenter for specifikke rapportkrav.
- Opnå Excels fleksibilitet i forhold til matrix visninger. Det er ideelt for finansrapporter og mere fleksibelt end den indbyggede matrix i Power BI.
- Har du specielle ønsker til formateringen, kan du anvende kubeformler, der peger direkte på et bestemt KPI eller tal i Power BI datasættet. Dette kan flyttes rundt præcis, hvor du ønsker i Excel rapporten og er naturligvis stadig online, bliver opdateret og reagerer på filterskift m.m.
Tip 3: Fordel ressourcer ligeligt på organisationen og udvikling
Power BI er virkelig stærk på integration, og næsten alt kan lade sig gøre. Når det er sagt, så er der også flere steder, hvor du kan komme galt afsted i forhold til integrationen med kildesystemerne.
Første integrationspunkt er selve adgangen til f.eks. Navision. Her er det ikke best practice at gå direkte på produktionsdatabasen, da du ofte vil have adgang til et dataudtræk eller et såkaldt view.
Når du har adgang til dit view, udarbejder du den første filtrering og transformering af data i Power Query inde i Power BI. Når data er loadet ind via Power Query, har du et yderligere lag til at foretage transformationer med DAX formler.
I hvert lag er der virkelig mange muligheder for at optimere og gøre din integration effektiv, men selvom du kan foretage de samme ændringer flere steder, så er det ikke lige meget, hvor du gør hvad. Som tommelfingerregel kan man sige, at du får den bedste performance, hvis du filtrerer dine data så tidligt som muligt i processen og udfører transformationer, der rammer hver enkelt datalinje allerede i dit view.
Jeg har set mange integrationer, hvor svartiden for brugerne i den enkelte rapport, bliver så lang, at brugeren simpelthen ikke kan arbejde effektivt – og i værste fald helt holder op med at bruge rapporten. Det kan derfor som oftest betale sig at prioritere svartiden for brugerne over loadtiden for hele datasættet.
Tip 4: Gør arbejdet de rigtige steder
I mine snart 25 år med BI og Data Warehouse, har jeg set rigtigt mange eksempler på velplanlagte løsninger. Store løsninger, der skulle dække hele virksomhedens behov for rapportering. Løsninger, hvor der var brugt rigtigt mange timer på planlægning og udvikling. Alligevel har jeg ofte hørt fra ledelsen og fra ejerne af projektet, at man ikke har oplevet den værdi, man havde forventet og var blevet sat i udsigt.
Fællesnævneren for disse projekter har hver gang været manglende fokus på udrulningen - det vi også kalder bruger adoption. For at opnå den fulde værdi af din investering, er det meget vigtigt at afsætte de rette ressourcer til denne del.
Heldigvis er Power BI forberedt med masser af hjælpeværktøjer, der kan bidrage til en effektiv brugeradoption. F.eks. kan nævnes:
- Webportal, hvor alle rapporter kan samles til de relevante forretningsområder. Der kan sættes sikkerhedsniveauer og notifikationer op og bygges strukturer, som gør at alle brugere let kan finde de relevante rapporter.
- Mulighed for at integrere dokumenter, Wiki’s, instruktionsvideoer og meget andet i portalen, således at der kan laves et komplet univers til brugerne.
- Rapportering på brugen af rapporter. Hvem har egentlig brugt en given rapport? Super vigtigt opfølgningsværktøj, der tillader udviklerne at fokusere på de rigtige rapporter.
- Masser af interaktion med brugerne, der både kan give kommentarer direkte i rapporterne eller i Teams.
Tip 5: Husk at tænke i helikopterperspektiv
Mange steder har man været vant til at kigge på sin forretning og følge op på en bestemt måde. Ofte med meget detaljerede Excel-lister, som indeholder data om f.eks. alt salg, alle lagerbevægelser eller alle produktionsordrer. Den erfarne medarbejder gennemgår disse lister for at finde steder, der kan optimeres eller produkter, der skal fokus på.
Mange gange er jeg blevet bedt om en kopi af den Excel-liste, man plejer at få, når en virksomhed skifter til Power BI. Det kan være en virkelig tidskrævende opgave at forsøge at genskabe en liste i Power BI, nøjagtigt som den ser ud i Excel, da Power BI netop er designet til at gøre denne analyse mere effektiv i stedet for at kopiere fortiden.
Med Power BI har du hele datasættet til rådighed i baggrunden. Det gælder derfor om at skabe fokus på dét, der er vigtigt, f.eks. med et visuelt overblik. Du kan markere fokusområder med farver, eller du kan benytte grafer til at vise udslag i data. Med et sådant overblik bliver du lynhurtigt guidet derhen, hvor der skal være fokus. Med den indbyggede ”drill” funktionalitet i Power BI, kan du klikke på de områder, du vil analysere nærmere og de detaljerede data kan kaldes frem.
Hvis du virkelig vil være effektiv, er det ovenikøbet muligt at sætte en alarm på en bestemt KPI el.lign., så du bliver adviseret automatisk, hvis en selvvalgt grænse er nået.
Tip 6: Vælg en partner, der kender din forretning
Selvom Power BI promoveres som et ”Self-Service” værktøj, så kan det være en kompliceret sag at få startet helt rigtigt. Især når der skal hentes data fra både ERP-system og andre datakilder. Mange, selv med stor erfaring i Power BI, kommer til kort, når der skal hentes data fra de tusindvis af tabeller som et ERP-system ofte består af.
Den store fordel, jeg ofte oplever ved at have ERP-eksperter og forretningskonsulenter tæt på, er, at jeg kan få netop den sparring, der sikrer, at mine kunder sparer tid i implementering. Samtidig undgår jeg også at starte et BI-projekt med en ineffektiv model. Dét kommer mine kunder til gode.
Hvis du gerne vil i gang med BI, bør du derfor især få hjælp i starten, hvor datamodellen skal designes og integrationen til forretningssystemerne sættes op.
Når disse ting er på plads, kommer ”Self-Service” aspektet til sin ret, og herefter er det legende let for dine medarbejdere og kolleger at skabe værdifulde rapporter og indsigt til forretningen.
Hvis du ønsker en uddybelse af nogle af de ovenstående punkter, eller står overfor indførelse af Power BI, så er du velkommen til at tage fat i mig. Jeg skal gerne, helt uforpligtende, give dig den første rådgivning og indsigt, der kan bringe din forretning godt på vej med Power BI.